Service du secteur archives de la délégation Paris Michel-Ange du CNRS


La prise de conscience de l’importance de la préservation du patrimoine du CNRS fait suite aux travaux de la Commission permanente des archives de l’Education nationale réalisés en 1971 : par le biais d’une note, Hubert CURIEN, Directeur général du CNRS, demande alors aux directeurs de laboratoires du CNRS de procéder au versement de leurs archives. La commémoration du cinquantenaire du CNRS en 1989 a également contribué à cette prise de conscience ; l’histoire et le patrimoine de l’établissement ont été évoqués lors de la tenue d’un colloque les 23 et 24 octobre 1989. A cette occasion, des entretiens de chercheurs, directeurs et ingénieurs ont été menés. En 1998 est également créé le Comité pour l’histoire du CNRS afin de lutter contre la disparition du patrimoine du CNRS. Celui-ci publie notamment La Revue pour l’histoire du CNRS.

C’est à l’approche du cinquantenaire que le CNRS commence à se préoccuper de ses archives : dans un premier temps, il a existé deux entités, le bureau des archives qui est devenu par la suite le Secteur Archives et la mission des Archives nationales auprès du CNRS.

La mission des Archives nationales, dirigée par Odile WELFELE de 1987 à 2001, a permis de mettre en valeur les archives du CNRS et de mettre en place une réflexion sur les archives scientifiques, notamment à travers le programme ARISC (Archives Issues de la Science Contemporaine). A la suite de cela, deux expositions ont été organisées.

Le Secteur Archives est créé en 1987, d’abord rattaché à la direction générale du CNRS jusqu’en 1992 puis à la délégation du Siège du CNRS-Délégation Paris Michel-Ange. A l’heure actuelle, le Secteur Archives dépend du service technique et logistique de la Délégation Paris Michel-Ange. Il collecte les archives du siège du CNRS, d’autres délégations ainsi que des laboratoires qui en font la demande ; en effet, la Délégation Paris Michel-Ange est la seule à posséder un secteur archives. Les archives sont gérées grâce à un logiciel documentaire qui est structuré en trois parties : les dossiers de personnel qui correspondent à plus de 75000 notices, les notices qui décrivent les versements entrés au dépôt de Gif-sur-Yvette et les notices des archives ayant une valeur historique. Les archives collectées sont de deux sortes. D’une part, il s’agit d’archives administratives du CRNS correspondant aux documents produits par les différentes entités du CNRS que sont les dossiers de carrières, les documents comptables ou encore les dossiers d’évaluation des unités de recherches. Les archives scientifiques forment le second type d’archives collectées, qui correspondent aux archives des laboratoires ou de chercheurs qui ont contactés le CNRS pour verser leurs archives. Les archives du CNRS sont conservées dans trois lieux, le dépôt de Gif-sur-Yvette qui conserve les documents dont la durée d’utilité administrative est encore en cours, le centre historique des Archives nationales qui conserve les premiers documents du CNRS et le centre des archives contemporaines à Fontainebleau où l’ensemble des fonds historiques est conservé.

Une instruction sur le traitement et la conservation des archives du CNRS et de ses unités de recherches a été co-signée par le Directeur Général du CNRS, Arnold MIGUS et la Directrice des Archives de France, Martine de BOISDEFFRE le 15 janvier 2007. Un groupe de travail qui réunissait les représentants de la direction des Archives de France, des Archives nationales, des services d’archives départementales, du comité pour l’histoire du CNRS, des délégations du CNRS et du service des archives de la Délégation Paris Michel-Ange a, dans le but du traitement et de la conservation des archives du CNRS, élaboré un outil pour la gestion des ces archives en présentant des instructions de tri et de conservation. Cette instruction précise les lieux de versements des archives des différentes délégations du CNRS et présente le tableau d’archivage mis en place par le groupe de travail, qui détaille la typologie des documents, la durée d’utilité administrative et le sort final des documents. Elle précise également les modalités d’archivage des archives électroniques. Il y est préconisé, pour une bonne mise en œuvre du tableau d’archivage, de nommer un correspondant archives pour établir un contact avec le lieu de versements des archives, dans le cas des délégations, les services d’archives départementales.

En ce qui concerne le contrôle scientifique et technique prévu par le Code du patrimoine, il est exercé par un l’interlocuteur au sein du Service interministériel des Archives de France (SIAF) et du bureau des missions.

Le Secteur Archives de la Délégation Paris Michel-Ange est composé de deux sites : le dépôt de Gif-sur-Yvette et le Campus Gérard-Mégie à Paris.

Les archives sont conservées au dépôt de Gif-sur-Yvette, c’est là que se font les classements et inventaires ainsi que les consultations des archives. Il est constitué d’un bâtiment nommé bâtiment 19 et du sous-sol du château de Gif-sur-Yvette. Le bâtiment 19 fait 2000 m2, ce qui représente 11 609 mètres linéaires (ml) en capacité de stockage ; il est divisé sur quatre niveaux qui constituent les magasins et sont équipés de rayonnages fixes. Le bâtiment comprend également deux bureaux administratifs ainsi qu’une salle de consultation et un espace de travail réservé pour le traitement des archives, depuis la réception jusqu’au classement. Le bâtiment répond aux normes de sécurité en vigueur pour les bâtiments d’archives, qu’il s’agisse de la charge au sol ou du niveau d’humidité et de température, à l’exception des locaux en sous-sol. Le sous-sol du château de Gif-sur-Yvette a une capacité de 562 ml, mais il est aujourd’hui saturé. Le dépôt de Gif-sur-Yvette, qui comprend les deux bâtiments, représente une capacité totale de stockage de 12 171 ml, le taux d’occupation étant actuellement de 92%.

Le Campus de Gérard-Mégie est dédié à la politique générale du Secteur Archives, ainsi que tout ce qui concerne la législation et la réglementation. C’est le personnel présent sur ce site qui élaborent les tableaux de gestions. Le site de Gérard-Mégie est constitué d’un bureau de 15 m2 et d’une salle de tri de 10 m2.

Pour l’année 2012, les entrées d’archives correspondent à 1039 ml, soit 192 versements sur l’année. Le dépôt de Gif-sur-Yvette est un dépôt de transition avant un versement définitif aux Archives nationales des archives historiques. Pour l’année 2012, 320 ml ont été versés aux Archives nationales sur les sites de Pierrefitte-sur-Seine et de Fontainebleau. Les éliminations correspondent à 820 ml.

Le personnel du Secteur Archives est réparti sur ces deux sites.

Il se compose de Marie-Laure BACHELERIE, qui est la responsable du Secteur Archives, en poste depuis 2003 ; c’est elle qui impulse la politique d’archivage des entités et services du Campus Gérard-Mégie, Siège du CNRS et des délégations d’Ile-de-France. Marie-Laure BACHELERIE supervise les activités liées à la gestion des archives : la collecte, la conservation, la communication et les éliminations. C’est elle qui est chargée de faire connaître les fonds d’archives qui sont produits par le CNRS et qui les met en valeur. Elle fait en sorte de rationaliser la gestion des archives en rencontrant le personnel, elle conçoit les systèmes de gestion documentaire et les tient à jour et c’est également elle qui oriente les chercheurs pour des recherches dans les fonds d’archives du CNRS et quand cela s’avère nécessaire, c’est elle qui instruit les demandes de consultations par dérogation. En tant que responsable, elle organise et contrôle le classement des archives et la rédaction des instruments de recherche d’archives.

Une personne est responsable de la gestion des archives du dépôt de Gif-sur-Yvette. En étant au dépôt de Gif-sur-Yvette, c’est elle qui gère les entrées des versements d’archives, elle en fait la vérification, l’enregistrement et la rationalisation, puis elle se charge de trier, classer les archives historiques et d’en rédiger les instruments de recherche. Elle participe également aux opérations d’éliminations d’archives. La salle de lecture se trouvant sur le site de Gif-sur-Yvette, elle est chargée de faire les communications aux différents lecteurs ainsi que de répondre aux demandes de communications administratives. C’est à elle qu’incombe également de contrôler la maintenance et la sécurité des locaux.

Une personne travaille sur le site du Campus Gérard-Mégie, collecte, gère et valorise les fonds d’archives du Siège du CNRS et ceux de certaines délégations et unité de recherche d’Ile-de-France. Elle accompagne la préparation des versements, en les vérifiant et sensibilise les agents du CNRS à l’archivage de leurs documents,  La sensibilisation des agents passe par la rédaction des tableaux de gestion et des plans de classement qui sont fait en collaboration avec les services producteurs et l’animation du réseau des correspondants archives du Siège du CNRS. Elle tri et classe les archives et rédige les instruments de recherche, tout en assurant la communication des documents aux lecteurs.

La communication des archives se fait au dépôt de Gif-sur-Yvette. Pour l’année 2012, 43 lecteurs ont consulté des inventaires, le fonds documentaire ou les fonds d’archives. Les archives les plus communiquées sont les archives administratives : en 2012, 450 demandes de communications administratives ont été demandés, et sur ces 450, 384 ont été satisfaites, les autres ont été réorientées vers les services détenteurs des documents.

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 Elsa Borodine

Sources : BACHELERIE, Marie-Laure « Les archives du Centre Nationale de la Recherche Scientifique (CNRS) », in CAZENAVE, Christine et GIRARD, Françoise Conservation et valorisation du patrimoine des organismes de recherche, publication de l’université de Saint-Etienne, 2007.

 

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