La coopération bibliothèques-archives-musées et plus si affinités 3


Qui se ressemble s’assemble

Des différences…

Les bibliothèques, les archives et les musées sont trois types d’établissements culturels au domaine « bien » délimité. Traditionnellement, en effet, la nature du matériau attribuait à l’une ou l’autre de ces institutions la conservation du dit matériau :

  • les documents (manuscrits ou imprimés) majoritairement d’essence administrative et juridique aux archives
  • les imprimés et manuscrits littéraires aux bibliothèques
  • les objets et œuvres d’art aux musées

Dans le passé, ces « frères ennemis » [René-Bazin, p. 33] se sont parfois disputés : les bibliothèques et les musées à propos des collections de dessins ou d’estampes pour savoir s’il s’agissait d’œuvres d’art ou si elles rentraient dans le cadre du dépôt légal ; les bibliothèques et les archives pour la conservation de tel ou tel manuscrit. Quelques exemples remettent d’ailleurs en cause cette délimitation : on trouve des objets dans les archives (maquettes), des œuvres d’art dans des bibliothèques (artothèque), des documents d’archives dans des bibliothèques (cartulaires anciens ou documents relevant d’une activité publique) et des imprimés et manuscrits littéraires dans des archives (fonds anciens).

Cette délimitation a permis, en tout cas, le partage des rôles entre les trois institutions [Moulinier] :

  • aux archives la mémoire historique et institutionnelle de la Nation et des territoires ;
  • aux bibliothèques l’histoire littéraire, les sources du savoir et la sensibilisation aux grands courants de la création romanesque et poétique ;
  • aux musées la présentation d’œuvres d’art ou l’évocation de la vie quotidienne et du passé technique et économique local.
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Illustration 1: Stacks in the Dept. of Archives & Records Management at Kennesaw State University par Anne G (CC BY-NC-SA)

Puis, au fil des siècles, chaque institution s’est affirmée, professionnalisée et la définition de leurs missions s’est affinée [Vatican p. 16].

Il est à noter que le caractère culturel des archives a été reconnu de manière institutionnelle plus tardivement. En 1897, une direction nationale pour le pilotage de la politique archivistique est créée avec la fusion entre d’une part le bureau des Archives du ministère de l’Intérieur (preuve de la non-appartenance des archives au périmètre de l’Instruction publique et des Beaux-Arts), d’autre part les Archives nationales. Cette direction prend le nom en 1936 de Direction des Archives de France. C’est en 1959 qu’elle rejoint le ministère des Affaires Culturelles. Le ministre est alors André Malraux. En dépit du caractère culturel que leur confère le statut de source historique, les archives ont dans un premier temps une valeur probante et sont utilisées par les producteurs pour une bonne gestion administrative, avant de servir, dans un second temps, à la communauté des citoyens et des historiens. Pour rappel, seules 5 à 10 % des archives sont conservées de manière pérenne et deviennent des archives historiques. Selon la célèbre formule de Robert-Henri Bautier, « l’archiviste est devenu l’homme qui sait détruire » [René-Bazin p. 36].

Au contraire, le rôle culturel des musées et des bibliothèques constitue la « justification fondamentale de leur existence » [Moulinier p. 34] et furent d’ailleurs fréquemment rassemblés au sein des mêmes bâtiments par les municipalités au XIXe siècle.

La nature du matériau est donc différente et il n’entre pas dans ces institutions de la même façon :

  • dans les archives, on parle de versement ;
  • dans les bibliothèques, on achète et on dépose (dépôt légal) ;
  • dans les musées, on achète et on acquiert.

Évidemment, toutes bénéficient de dons, de legs, de dépôts et de dations et ce terrain-là, celui des fonds privés, est « par définition concurrentiel » [Vatican p. 18].

Les méthodes appliquées elles aussi diffèrent et chaque institution a son propre langage mais, comme nous le verrons, l’arrivée de l’informatique et du web a apporté de nouvelles pistes de coopération à ces trois catégories d’établissements qui possèdent tout de même quelques points communs.

… et des ressemblances

Ces institutions constituent en France trois structures prépondérantes pour la conservation du patrimoine culturel et représentent « trois domaines de la mémoire collective » [René-Bazin p. 33]. Au sein des collectivités territoriales ou des EPCI, elles sont d’ailleurs souvent regroupées sous la bannière « Culture ».

Même si elles ont une tradition différente en termes de documentation et d’organisation, elles ont un but commun : la préservation et la présentation de notre héritage culturel [Kirchhoff]. Pour cela, les agents ont les mêmes missions :

  • acquérir/collecter
  • cataloguer/inventorier/classer
  • décrire/analyser
  • communiquer/exposer

Depuis l’Antiquité, ces « partenaires étroitement associés » [René-Bazin p. 33] ont souvent partagé les mêmes locaux ou bien ont été associés à d’autres types d’institutions, « au sein de projets culturels, cultuels ou politiques plus globaux » [Laroche, p. 15]. Dans l’Égypte ancienne, par exemple, les temples comprenaient une « Maison des livres » où étaient conservés les archives du temple et un grand nombre d’ouvrages qui représentaient pour les Égyptiens leur mémoire et la source de leurs connaissances [Laroche, p. 15]. Le Mouseion d’Alexandrie est d’ailleurs considéré comme l’ancêtre commun de ce trio [Kirchhoff, p. 252]. Au Moyen-Âge et à la Renaissance, les bibliothèques se trouvaient auprès des lecteurs, dans des édifices symboles du pouvoir et dans des lieux de culture et d’enseignement : églises, cathédrales, abbayes mais aussi collèges et demeures princières. Plus tard, beaucoup de bibliothèques municipales de villes moyennes, édifiées entre 1871 et 1914, sont liées à d’autres établissements culturels ou à des services publics ou privés. À Beauvais, par exemple, la bibliothèque municipale rejoint les archives. En 1925, à Saint-Denis, la bibliothèque municipale rejoint un bâtiment abritant déjà archives et musée. Nous avons actuellement des exemples de mutualisation d’équipements : les Pierres Vives à Montpellier, les Champs libres à Rennes, les Archives et la Bibliothèque départementales Gaston-Deferre des Bouches-du-Rhône à Marseille, le Rize à Villeurbanne [Laroche]. Ces quelques exemples montrent que la mutualisation d’équipements n’est pas une tendance nouvelle ; les raisons et les enjeux en sont multiples : architecturaux et urbains, culturels et politiques. Pour approfondir sur cette question, je vous renvoie au travail d’Ann-Sarah Laroche et à l’article d’Agnès Vatican.

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Illustration 2: La façade des Champs Libres à Rennes par Mypouss (CC BY-NC)

Dans son article publié en 1994, Paule René-Bazin voit dans les technologies de l’information de nouvelles pistes de collaboration « qui devraient permettre de conjuguer sans les renier les méthodes de chacun, pour peu que les professionnels fassent preuve d’ouverture d’esprit et de respect mutuel » (p. 35). Il est, en effet, naturel, alors qu’elles partagent depuis toujours les mêmes lieux, que cette mutualisation se matérialise aussi sur le web en des sites collaboratifs.

Le rêve de Paul Otlet serait-il enfin réalisé ? Dans son Traité de la documentation, il imagine un scénario où les métadonnées des institutions de la mémoire (que sont les archives, les bibliothèques et les musées) sont ordonnées, catégorisées et classées dans un même endroit et offertes au public grâce à un câble, avec des documents apparaissant sur un écran. Aux documents conservés par ces institutions, il ajoute les images fixes et animées, les enregistrements sonores et audiovisuels.

La coopération sur le web

On trouve donc déjà en France quelques portails qui sont le fruit d’une coopération entre bibliothèques, archives et musées mais à cette liste s’ajoutent aussi des centres de documentation, des services d’archéologie et des services régionaux de l’Inventaire.

Les objectifs et les publics visés

La stratégie est différente selon les sites. Il peut être centré sur un personnage comme cela est le cas pour le portail Pierre Gassendi. Mais c’est le territoire qui le plus souvent est fédérateur pour ce genre de projet, que cela soit à l’échelle d’une ville comme Mémoire Vive (Besançon), d’un département comme Mémoire de la Somme ou d’une région comme le Portail Aquitaine Patrimoines (Aquitaine), la BNPM (Martinique) et Liane (Franche-Comté). Citons également, à l’échelle nationale, le Moteur Collections, moteur de recherches sémantiques donnant accès au patrimoine national réparti sur l’ensemble du territoire et permettant d’interroger plusieurs bases (archives, musées, archéologie, Inventaire, patrimoine bâti, etc.).

Citons aussi deux exemples étrangers :

  • la BAnQ, fusion entre la Bibliothèque nationale du Québec et la Grande Bibliothèque du Québec (2002) puis des Archives nationales du Québec (2006)
  • BAM, portail allemand qui réunit les collections des bibliothèques, des archives et des musées à l’échelle du pays

Si l’on s’intéresse aux objectifs et aux publics visés par ces portails ainsi qu’aux types de documents accessibles sur quelques portails que j’ai évoqués précédemment (évidemment cette liste n’est pas exhaustive), voici ce que cela donne :

Illustration 3: Objectifs, publics visés et types de documents de portails collaboratifs

Illustration 3: Objectifs, publics visés et types de documents de portails collaboratifs

Évidemment tous les publics sont visés et notamment le grand public. Les sites, portés par des structures locales, visent les habitants du territoire avec pour objectif de faire connaître et de valoriser le patrimoine local. Le potentiel touristique de ces outils est donc souligné. Enfin, ces outils privilégient également le public appartenant au monde de l’école : élèves, enseignants et chercheurs. La création d’un outil commun sert aussi à faciliter l’accès de l’internaute aux ressources : les campagnes de numérisation ont rendu une masse importante de documents accessibles sur le web. L’interrogation sur une interface qui a accès à plusieurs bases de données est plus pratique pour l’internaute, qui se soucie peu finalement de l’« endroit » où se trouve originellement l’information [Kirchhoff].

Les ressources et la recherche fédérée

Comme vous avez pu le voir sur le schéma précédent, certains de ces portails donnent accès à des ressources très diverses : documents imprimés, documents d’archives (registres, lettres, etc.), photographies d’objet mais aussi partitions, documents sonores et audiovisuels, documents numériques, etc. Comment la recherche dans ces différentes bases marche-t-elle ? J’ai interrogé quelques acteurs de ces projets et voici leurs réponses pour éclairer notre lanterne.

Le portail Pierre Gassendi est né de la coopération de la Médiathèque intercommunale des Trois-Vallées, du Musée Gassendi et des Archives départementales des Alpes-de-Haute-Provence. Les fonds des trois institutions ont été numérisés et un portail unique a été créé. Les documents numériques ne sont visibles que sur ce portail.

Le Portail Aquitaine Patrimoines donne accès à la description des fonds et des collections numérisées d’institutions culturelles différentes comme les bibliothèques et médiathèques, les musées, les services d’archives, le service régional de l’Inventaire, etc. En fait, les vocabulaires métier ont été respectés et les professionnels ont été encouragés à décrire les ressources avec finesse. Les métadonnées sont ensuite exportées en Dublin Core Aquitaine Patrimoine (Dublin Core spécifique au Portail Aquitaine Patrimoines) au sein d’un entrepôt OAI moissonnable pour pouvoir être ensuite interrogées grâce au protocole informatique OAI-PMH. Le format d’indexation Dublin Core Aquitaine Patrimoine « a l’avantage de recouvrir les éléments élémentaires de description de fonds et d’être normalisé au niveau international ce qui nous permet d’assurer une interopérabilité amplifiée des données numériques culturelles réalisées dans le cadre de notre programme aquitain » (Élise Dudézert, Responsable Unité BnsA et Développements numériques).

Le portail Mémoire Vive donne accès à des ressources des Archives municipales et de la Bibliothèque de Besançon, du Musée des Beaux-Arts et d’Archéologie, du Musée Comtois, du Musée de la Résistance et de la Déportation, du Musée du temps et du Muséum d’histoire naturelle. Au départ, les archives et les manuscrits (notices du CCFr) sont indexés en XML-EAD. Les notices des documents conservés à la bibliothèque sont indexés en UNIMARC et seules les notices avec la mention « ressource numérisée » sont exportées. Toutes les notices sont ensuite exportées en XML-EAD avec une indexation par thèmes de la ressource, institution, type de document comme vous le verrez sur la page suivante : http://memoirevive.besancon.fr/?id=collections. L’export en Dublin Core grâce au protocole OAI-PMH se fait en direction de Gallica et de Liane.

Liane donne accès aux documents numérisés des institutions suivantes : les archives départementales du Doubs et du Territoire de Belfort, Mémoire vive, les archives municipales et la médiathèque de Dole, les médiathèques de Salins-les-Bains et Montbéliard, la Bibliothèque nationale de France. Chaque institution possède son entrepôt OAI et elle verse dans cet entrepôt les notices des documents qu’elle juge utiles de voir apparaître dans Liane. Lorsqu’un internaute fait une recherche sur Liane, le moteur va rechercher dans les entrepôts de toutes les institutions. Pour voir le document numérisé, il est redirigé sur le site de l’institution qui possède le document. Les métadonnées sont formatées en XML-EAD et en Dublin Core. Pour Maud Lasterre, consultante chez Naoned (qui commercialise la solution logicielle utilisée), Liane résulte d’« une démarche de partenariat : l’Accolad [agence régionale de coopération de Franche-comté, lecture, audiovisuel et documentation] et ses partenaires travaillent ensemble à la définition des ressources à diffuser et à la manière de les diffuser. Ce projet a donc été conçu par l’Accolad et ses partenaires qui ont participé activement à la création du portail  ».

Comme un schéma vaut mieux qu’un long discours, voilà une représentation de l’utilisation du protocole d’échange OAI-PMH et de l’export en Dublin Core :

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Illustration 4: Exemple d’un export en Dublin Core et de l’utilisation du protocole OAI-PMH

À noter que l’utilisation du protocole d’échanges OAI-PMH facilite l’intégration de portails nationaux, européens et mondiaux comme Gallica, Moteur Collections, Europeana et OAIster.

En guise de conclusion

Un rapport de l’IFLA, paru en 2008, souligne qu’avec le développement du web, de nombreuses structures (petites et grandes) ont voulu y être présentes et que les projets de numérisation et de portails communs ont favorisé le développement de partenariats entre institutions. Il évoque les bénéfices que ces projets apportent : économie grâce au partage des ressources, amélioration de l’accès aux collections, accroissement des compétences du personnel, augmentation de la visibilité de tous les partenaires, amélioration de la perception des institutions concernées.

Il souligne aussi les sources de risques que sont l’innovation, la complexité et l’interdépendance institutionnelle et dénombre les risques suivants :

  • Possibilité que les acteurs soient incapables de réaliser des tâches pour lesquelles ils se sont engagés (problèmes de financement ou de gestion, difficultés techniques, etc.).
  • Risque stratégique : le projet n’est pas réalisé tel que prévu.
  • Risques de désengagement des partenaires.
  • Risques lié à la compatibilité : les actifs et les obligations de chaque partenaire ne concordent pas.
  • Risques spécifiques : différence entre les institutions.
  • Domination d’un partenaire sur les autres.
  • Attitudes de résistance.
  • Manque de connaissances des rôles de chaque partenaires.
  • Manque d’objectif organisationnel.

Pour les éviter, les institutions doivent collaborer à une cause commune (pédagogique ou patrimoniale). Les objectifs doivent être clairement définis, l’attribution des tâches projet doit être elle aussi très claire, les membres du projet doivent communiquer et il faut s’assurer de la participation de la haute direction dans l’examen du projet et le processus décisionnel.

La coopération doit être pensée comme un « véritable projet scientifique et culturel partagé en bonne intelligence entre les institutions concernées » [Vatican p. 20], au risque de rester une simple cohabitation.

Merci à tous les professionnels qui m’ont aidée pour l’écriture de cet article : Élise Dudézert, Pierre-Emmanuel Guilleray, Maud Lasterre, Chantal Fontaines, Vincent Ferrari, Marlène Camilleri et Jean-François Moufflet.

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Bibliographie

[Kirchhoff] Kirchhoff, T., Schweibenz, W. et Sieglerschmidt, J. (2008). Archives, librairies, museums ans the spell of ubiquitous knowledge. Archival Science, 8. 251-266 http://www.intelyway.com/administrator/arhivi/Vid_Gajsek-MUZEJI/Archives,%20libraries,%20museums%20and%20the%20spell%20of%20ubiquitous%20knowledge.pdf, consulté le 13 novembre 2013 à 13h

[Laroche] Laroche, A.-S. (2010). Histoire et enjeux de la mutualisation d’équipements culturels intégrant une bibliothèque. http://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/documents/48295-histoire-et-enjeux-de-la-mutualisation-d-equipements-culturels-integrant-une-bibliotheque.pdf, consulté le 9 novembre 2013

[Michel] Michel, V. (2013). Archives départementales de la Martinique et la Banque numérique des patrimoines martiniquais (BNPM). Journal d’un archiviste, le 23 septembre 2013. http://journaldunarchiviste.fr/2013/09/23/archives-departementales-de-la-martinique-et-la-banque-numerique-des-patrimoines-martiniquais-bnpm, consulté le 6 novembre 2013

[Moulinier] Moulinier, P. (1994). Archives, bibliothèques, Musées. Un regard différent des élus locaux. BBF, 5: 16-23. http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-1994-05-0016-002, consulté le 9 novembre 2013 à 12h

[René-Bazin] René-Bazin, P. (1994). L’archiviste et ses partenaires. Territoires propres, démarches convergentes. BBF, 5: 33-39. http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-1994-05-0033-004, consulté le 9 novembre 2013

[Sibers] Sibers, J.-F. (2011). Banque numérique du savoir en Aquitaine. Dix ans pour la confluence des ressources patrimoniales en région. BBF, 4:50–56. http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2011-04-0050-010, consulté le 14 novembre 2013

[Vatican] Vatican, A. (2011). Convergences et divergences entre archives et bibliothèques. Quelques réflexions d’une archiviste. BBF, 4:16–20. http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2011-04-0016-003, consulté le 13 novembre 2013

[Yarrow] Yarrow, A., Clubb, B. et Draper, J. L. (2008). Bibliothèque publiques, archives et musées : tendances en matière de collaboration et de communication. Site : IFLA, 2008. http://www.ifla.org/files/assets/hq/publications/professional-report/109.pdf, consulté le 13 novembre 2013


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