L’évaluation des archives : stratégies et outils d’application

Compte-rendu de l’intervention de Basma Makhlouf Shabou professeure à la Haute Ecole de Gestion de Genève.

Qu’est-ce que l’évaluation? Basma Makhlouf Shabou, en sa qualité de première intervenante, fait le bilan des définitions existantes de l’évaluation.

L’évaluation est un terme complexe qui permet de déterminer la valeur des archives et qui a été abordé par plusieurs auteurs de différents pays. Carol Couture a proposé, en 1999, une définition de l’ « évaluation » dans les archives reprise par Craig, Cook et Marshall. Cette notion se définit comme une « intervention majeure de l’archivistique contemporaine qui consiste à déterminer la valeur des archives et leur sort final. » Cette fonction fondamentale est également déterminante, décisive, contextuelle, collaborative et n’est pas conventionnelle d’un pays à un autre. En effet, la réglementation nationale en vigueur diffère d’un pays à l’autre, ainsi, on n’évaluera pas de la même manière en Suisse et en France.

Plusieurs stratégies et outils d’application ont été élaborées à partir des années 1970. A titre d’exemple, Terry Eastwood institue la « macro évaluation » où on juge la valeur des documents et décide des durées pendant lesquelles ces valeurs s’appliquent. En d’autres termes, il faut distinguer la valeur primaire et secondaire des documents et percevoir les archives comme outils de recherche. Terry Cook propose une stratégie similaire mais met en place un outil d’application, l’analyse structuro-fonctionnelle correspondant à l’analyse des besoins. Carol Couture estime néanmoins que, quelle que soit la stratégie adoptée, il faut respecter cinq éléments : la preuve, l’objectivité, la corrélation, la finalité de gestion/patrimoniale et la création/utilisation. L’approche intégrée de Couture est une analyse très équilibrée et représente une combinaison entre la micro évaluation et la macro évaluation.

Il ne faut pas oublier la qualité de l’évaluation en plus de la dimension quantitative, il est nécessaire d’approfondir ce domaine car plusieurs enjeux sont également à prendre en considération face à l’automatisation du traitement des archives et l’externalisation croissante des données. En définitive, quelle que soit la stratégie adoptée, le principal est de se rappeler que l’archiviste doit favoriser le choix des documents probants, tout en collaborant avec d’autres disciplines.

Laëtitia Cornet & Sophie Ravary

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