Records management : des normes à la réalité de terrain.
Après une explication sur la création des normes par Marion Taillefer, Arnaud Jules a expliqué l’intérêt des normes au sein du groupe Orange. Les normes sont présentes pour définir et mettre en place des critères de qualité. Elles doivent être divisées en deux types : les premières sont les normes techniques (ISO 15489), les secondes sont des normes de haut niveau dites de gouvernance (la série des normes ISO 3030x). La seconde partie de la conférence a été menée par Cristina Bianchi qui a présenté son manuel de records management (RM) pour les communes. Ce manuel se veut accessible pour un public non archiviste et sa diffusion fait écho au besoin de communication et de vulgarisation des méthodes archivistiques et de RM. La troisième partie de la conférence a été consacrée au retour de la politique de RM. Dans un premier temps, Benjamin Palermiti, du Conseil de l’Europe, a expliqué comment il a procédé pour la mise en place du progiciel de SAE (système d’archivage électronique), il a montré les difficultés rencontrées (gestion des utilisateurs, des permissions des utilisateurs, interconnexion entre les logiciels métiers) mais également le travail à fournir (mise en place d’un archivage de longue durée). Les documents du Conseil de l’Europe ne contiennent que huit métadonnées dont six gérées par les héritages dossiers. Ce qui est un élément positif du point de vue de l’utilisateur, car il n’a pas à gérer huit paramètres ; cependant, d’un point de vue archivistique, il semble que cela ne soit pas suffisant, comme l’a souligné un participant. Enfin, pour terminer la conférence, Aurélien Conraux a fait un parallèle entre l’archivage et Nietzsche. Inhabituel mais plaisant. Il en ressort plusieurs concepts pouvant s’appliquer au RM mais aussi des interrogations. Faut-il alors un seul plan de classement fait par un archiviste, ou bien un classement en fonction des métiers et par conséquent plusieurs plans de classement viables simultanément ?
Un atelier de reliure – restauration en interne : Quels coûts ? Quels intérêts ?
Olivier Justafré, relieur-restaurateur chargé de la conservation préventive aux archives départementales des Côtes d’ Armor nous a fait une présentation sur la pertinence à avoir un atelier de reliure-restauration en interne. Il a, en premier lieu, précisé que relieur et restaurateur sont deux métiers à formations différentes. Seules deux formation reconnues existent actuellement pour la restauration : celle de l’INP et celle de l’école de Condé.
Un atelier de restauration a besoin de trois éléments essentiels : un espace équipé, du personnel et des matériaux. O. Justafré a calculé qu’il fallait en moyenne minimum 40 000 euros pour équiper un atelier de restauration : presses, massicots, cisailles,….Il y a également la question du personnel de catégorie B ou C qu’il faut rémunérer puis enfin le coût des matériaux : cuire, papier japon, colles, fils….Le coût des matériaux devrait être de 3 000 euros par an en moyenne pour un atelier avec un agent seul.
Les avantages varient selon les situations. Par exemple, si le relieur peut également faire de la restauration, le coût est moindre car cela fait une personne pour deux emplois. De plus, certains travaux de restauration coûtent moins chers en interne. Par exemple, un doublage japon d’un feuillet in octavo revient à 3,50 euros en externe alors que c’est une opération qui prend 7mn en moyenne. Il faut compter dans le calcul le prix du matériau qui peut être très cher, certains papier japon peuvent coûter jusqu’à 120 euros la feuille, mais le plus souvent les restaurations simples sont plus économiques en interne.
Un autre avantage à avoir un relieur – restaurateur en interne est la possibilité de détecter les anomalies dans propositions des partenaires externes tels que l’usage de matériaux non-réversibles. Le relieur-restaurateur peut tenir un service de conseil auprès des non spécialisés.
Il peut également effectuer un travail de conservation préventive et déceler rapidement des débuts de moisissure ou d’autres problèmes. Son avis rapide est aussi très utile lors de l’exposition d’un document. Il aide dans le choix de l’outillage, du lieu d’exposition et dans l’évaluation de l’état du document.
O. Justafré est revenu à la fin de sa conférence sur le problème des formations qui existe actuellement. Il y a peu d’école de formation et peu de lieu où pratiquer et être formé. Cette difficulté à trouver un lieu de stage pour les nouveaux diplômés est un réel problème.
Clara Vinourd
Le traitement des archives des centres d’artistes autogérés : défis et enseignement.
Denis Lessard, consultant indépendant à Montréal, a fait une présentation sur l’analyse de la gestion des documents, équivalent québécois du record-management, et le traitement des archives historiques dans quatre centres d’artistes autogérés du Québec. Les centres d’artistes autogérés sont un travail de nature expérimental et un service auprès des communautés. Ils fonctionnent sur un réseau de communications postales en vue d’éviter les pôles audiovisuels. Le RCAQ (regroupement des centres d’artistes autogérés du Québec) est un réseau qui fait plus de 800 activités par an dont des programmes de de formation.
Denis Lessard nous a présenté les principaux défis que présente la gestion documentaire de ces centres. Ils sont limités en ressources humaines et budgétaires et n’ont donc pas une personne désignée affectée aux archives. Cette situation demande de la créativité et des outils de gestion simples. Un tableau de gestion en projet viendra se greffer éventuellement à la structure mise en place. La plus grande parti des modestes ressources est aujourd’hui, dédié à la rémunération des artistes exposants et à la gestion des centres. La prise en compte des archives est donc très récente. De plus, ce sont de petits organismes souvent créés de façon spontané spontanés et pas prévus pour la longue durée. Une gestion documentaire n’est donc pas prévue dès l’origine.
Denis Lessard nous a finalement présenté son rapport d’expérience dans 4 centres : le Centre des arts actuel de Skol (Montréal), La galerie articule (Montréal), le centre d’essai en art actuel 3e impérial (Grandy) et la galerie Séquence de (Chicoutini). Des progrès sont faits progressivement et il y eu deux expositions organisées par les centres d’artistes autogérés dernièrement sur leurs archives : une en 2011, intitulée « Sortons les archives » et une de novembre 2012 à février 2013 qui était un atelier d’introduction à la gestion des documents et des archives de la RCAAQ. Denis Lessard a finalement terminé son intervention sur deux mots d’ordre : patience et confiance.
Clara Vinourd