Présentation de la première certification ISO 30301


Contexte d’une certification :

Carlota Bustelo, consultante indépendante à Madrid et chef de la délégation espagnole en normalisation pour le SC11, a proposé d’effectuer la première présentation d’une certification basée sur la norme ISO 30301, durant la semaine de normalisation du SC11 avec plus de 150 experts. Le SC11 est un sous comité de l’organisation internationale de normalisation en charge de Records Mangement, rataché au “Technical Comittee” “Information et documentation”, le TC46. Le CTN 50 est l’organe de mise en place des décisions de SC11, dans le périmètre géographique de l’Espagne.

Dans le cadre du plan stratégique 2012-2014, le CTN 50 effectue la traduction des normes du SC11, les promeut et les diffuse (blogs, articles, commentaires). Un de ses objectifs est de traduire, dans l’année de parution, les normes ISO.

Des questions sur les normes 30300 se posent :

  • Pourquoi utiliser les normes ISO 30300 et non 9 000 ? Il n’est pas question d’un choix entre les deux normes, elles sont compatibles et complémentaires. Lorsqu’il existait une non-conformité à la norme ISO 9 000, la cause venait du contrôle des documents et enregistrements. Les normes 30300 résolvent ce problème.
  • En ce qui concerne les documents d’activités, l’information devient l’aspect principal plus que la qualité de service et du produit orienté vers le client (9000).

Mise en place de la certification :

Ramon Alberch, directeur de l’Ecole Supérieure en Archivistique de l’Université Autonome de Barcelone (UAB), nous a présenté la procédure suivi ; de la réflexion sur le système de gestion des documents à la certification. Il ne s’est pas focalisé sur la présentation même de ce système, mais sur la méthodologie à aborder pour obtenir la certification de la norme 30301.

Lors de l’implémentation du système, la première étape importante fut la définition de la portée du système. Il convient de rappeler que l’université est une organisation privée et complexe de nombreux services, de directions, et différentes écoles. Le service qualité a fait en sorte de travailler avec des personnes rattachées aux différentes directions, d’allier le monde de l’administration et de l’entreprise.

Ces opérations ont commencé en 2012 avec la formation de personnels. L’école a attaché de l’importance à la création d’un catalogue de documentation afin de pouvoir justifier de toutes les étapes effectuées et de légitimer ce système. Elles permettent aussi de confronter la norme à la réalité.

Après l’implémentation du système, une personne du service juridique a effectué un premier audit interne (préparé selon la norme ISO 19011) avec la production d’un plan d’audit et d’un rapport. Celui-ci mit en évidence un certain nombre de problèmes qui ont été révisés par la suite.

La sélection de l’entité certificatrice, International Global Certification, s’est faite selon ISO/IEC 17021-2011. Étant la première de ce genre, l’entreprise devait être ouverte sur la normalisation du secteur. Ce fut une des premières difficultés rencontrées, en effet les entités de certification ne connaissait pas cette norme. Une fois l’entreprise de certification trouvée, un premier audit fût effectué : 5 non-conformités et 14 observations furent repérées, principalement sur un problème de diffusion au niveau des entreprises partenaires. Les corrections ont eu lieu dans le mois qui suivit.

En ce qui concerne le cœur de la norme 30300, 92 processus documentaires ont été analysés, l’ensemble de la préparation et la certification a duré plus de 2 ans. Il convient également de préciser que l’université est déjà certifiée ISO 9 001.

Guillaume Monnot, Céline Pierre et Fabien Zepparelli