Dernier compte-rendu de l’intervention de Marie-Anne Chabin, d’Archive 17.
L’évaluation est un terme nouveau dans le milieu des archivistes et il n’existe pas dans le Dictionnaire des archives, français-anglais-allemand : de l’archivage aux systèmes d’information, dirigé par Bruno Delmas et édité par l’École des Chartres (en 1991). Le mot « évaluation » est un mot qui déplaît à Marie-Anne Chabin, c’est un terme qu’elle utilise dans un autre sens.
Ce mot est issu d’une traduction de l’anglais : « appraisal » désignant tri/triage. Le Dictionnaire de terminologie archivistique de 2002 nous apporte une définition bienvenue : « Fonction archivistique fondamentale préalable à l’élaboration d’un tableau d’archivage visant à déterminer l’utilité administrative, l’intérêt historique et le traitement final des documents »
Ainsi, évaluer signifie étymologiquement « faire sortir la valeur ». Nous pouvons évaluer une situation, un projet, un système, un prestataire, un objet ou un document utile.
Mais pourquoi évaluer ? :
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pour la conduite des affaires
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pour la connaissance historique
Quelles sont les valeurs des archives ? Les critères sont nombreux, s’ajoutent, se multiplient rapidement et évoluent également. Marie-Anne Chabin nous donne quelques exemples :
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unique/fongible
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officiel/interne
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juridique/historique
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légal/extralégal
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engageant/préparatoire
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conforme/non conforme
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précieux/ordinaire
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cher/bon marché… etc
Mais la valeur d’un document se résume facilement par les critères donnés dans la norme ISO 15489 : authenticité, fiabilité, intégrité, intégrité et exploitabilité. De fait, l’évaluation nécessite un référentiel se basant sur des critères, des règles, des normes, des risques et également des besoins.
Celle-ci se base sur le référentiel de conservation qui met en avant deux objectifs :
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défendre les intérêts d’un organisme ou d’une entreprise pour agir
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constituer la mémoire historique d’une collectivité
Ces critères évoluent. L’appréciation de la valeur des documents répond à des exigences plus ou moins différentes entre l’historiographie et le risque informationnel. Prendre en compte ces évolutions n’est pas évident car on ne connaît pas l’avenir, et « comment peux-t-on savoir aujourd’hui ce qui nous sera utile demain ? ». Le plus « sûr » est de prendre en compte la valeur primaire des documents.
Marie-Anne Chabin donne cette piste de réflexion sur ce sujet : est-ce que l’évaluation est la finalité ou le point de départ ? Car il n’y a pas de référentiel s’il n’y a pas d’objectif. L’évaluation rentre dans une démarche globale. « Évaluer les systèmes c’est mieux », dit Marie-Anne Chabin.
Le terme « sélection » serait plus adéquat, d’après Marie-Anne Chabin, pour définir ce processus d’archivage car il responsabilise les professionnels.
Xavière Quarré de Boiry
