Formaliser l’expertise des archivistes sur l’évaluation des archives : les résultats du groupe de travail du SIAF sur l’évaluation et la sélection

Compte-rendu de l’intervention de Mélanie Rebours et Antoine Meissonnier du Service Interministériel des Archives de France (SIAF).

Mélanie Rebours et Antoine Meissonnier ont présenté la prochaine circulaire des Archives de France portant sur l’évaluation et l’échantillonnage des archives courantes et intermédiaires. Elle est le fruit d’un an et demi de travail, mené par un groupe composé de directeurs d’Archives départementales, d’archivistes travaillant dans les principaux ministères, d’inspecteurs du patrimoine et, pour la première fois, de statisticiens. Après des appels à commentaires, la circulaire devrait être publiée dans le courant de l’année 2014.

Le travail est parti d’un constat : il n’y avait pas de circulaire des Archives de France sur l’évaluation, qui est encore le parent pauvre de la collecte. La question est de savoir s’il est possible de la normaliser et de l’insérer dans les pratiques des archivistes.

L’évaluation se distingue du tri en ce qu’elle est une opération intellectuelle (alors que le tri est une tâche manuelle), visant à déterminer l’intérêt public, administrative, juridique ou historique d’un ensemble de documents.

Son objectif est de permettre la conservation des archives dont auront besoin citoyens et chercheurs, après que leur utilité administrative ait échue. Le groupe de travail a choisi le terme « intérêt public » pour désigner tous les besoins secondaires qui peuvent apparaître. L’intérêt public étant difficile à déterminer à l’avance, il est tout à fait possible de choisir une conservation intégrale d’un ensemble d’archives et d’attendre avant de mener l’évaluation, au moment où certains usages nouveaux seront apparus. Il faut également ne pas perdre de vue que si les attentes de l’administration sont claires (gestion, contrôle de l’information, parer à des risques juridiques), celles des citoyens sont contradictoires : d’un côté la volonté d’avoir accès aux documents pour prouver des droits qu’accompagne une demande de transparence administrative, et de l’autre obtenir la garantie du droit à l’oubli, du respect de la vie privée et de la sécurisation des données personnelles. Il faut donc que l’archiviste ait toutes ces données à l’esprit avant d’effectuer l’évaluation des documents.

Le texte de la circulaire est divisé en deux parties :

     – La première partie présente un point de vue général sur le sujet et comporte trois éléments :

•  une terminologie indispensable pour une bonne compréhension entre archivistes

• onze nouvelles règles indiquant comment mener à bien le processus d’évaluation

• un focus sur l’échantillonnage proposant des graphiques pour comprendre simplement la façon de faire, et donnant les calculs statistiques à effectuer.

     – La seconde partie est d’avantage méthodologique. Elle expose les concepts qui doivent guider l’évaluation et offre une liste des critères à prendre en compte pour mener à bien la procédure. La grille d’évaluation insiste sur une analyse par producteur et par fonction, c’est à dire faire une analyse organisationnelle, qui colle à la réalité administrative, et une par processus, pour éviter la conservation redondante de documents.

Des annexes justifient le choix des préconisations.

Deux notions apparaissent dans le circulaire. Tout d’abord celle de qualité des archives ; notion déjà très présente aux États-Unis, elle commence à émerger en France et met en avant le caractère unique d’un document d’archive, son exploitabilité, sa représentativité et sa fonctionnalité.

La seconde notion est la documentation, nécessaire à chaque opération d’évaluation, afin de renseigner le volume de départ, les critères sélectionnés et les choix effectués.

En conclusion, le sujet de l’évaluation avait besoin d’une véritable réflexion, qui demande sans cesse à être prolongée. On dispose déjà d’outils pour y faire face, comme les techniques d’échantillonnage, la grille des critères d’évaluation, et l’analyse par processus. On peut se demander enfin si la normalisation de l’évaluation va réussir à s’insérer dans les pratiques, et comment.

Rut Bertomeu & Alisée Rosa