Collecter et classer les archives électroniques dans les services du Premier Ministre 1


Compte-rendu de l’intervention de Claire Martin, archiviste à Matignon.

Le service ministériel est composé de plusieurs ministères dont certains sont indépendants. Les archivistes sont donc confrontés à une multitude d’organismes. Claire Martin est archiviste au cabinet du Premier Ministre, un milieu particulier.

L’évaluation des archives électroniques s’opère à trois moments. Le premier, et le plus important, intervient avant la collecte, Claire Martin définit des règles de gestion qui débouchent sur un référentiel de conservation. Cependant il est difficile d’expliquer celui-ci aux producteurs qui ne le comprennent pas. La tâche est d’autant plus compliquée que de nombreux organismes sont éphémères et que de nouveaux producteurs apparaissent sans cesse. Il semble difficile d’imposer des règles de gestion en amont.

Le deuxième moment d’évaluation a lieu au moment de la collecte. L’arborescence bureautique (environ 1 Mo) est simplement organisée dans des dossiers, au sein du système d’exploitation. Il est donc délicat de voir d’un seul coup d’œil le contenu des documents. La méthodologie des archivistes ne semble pas très bien établie entérinée par les services producteurs : un choix semble s’imposer. Ainsi, le producteur se contente souvent de verser une clé USB ou un disque dur aux archivistes mais sans bordereau de versement, malgré le rappel des archivistes. De plus, il faut leur expliquer la logique matérielle pour les archives électroniques.

Le troisième temps d’évaluation se déroule au moment du classement de ces données. Dans l’environnement numérique, il existe une diversité aussi large que dans l’environnement papier. Leur évaluation est très compliquée du fait de l’existence d’une multitude d’organigrammes et par la non-structuration préalable des données récoltées. Ce travail est donc chronophage. De plus, de nombreux dossiers sont mixtes : ils associent documents papiers et électroniques. Or, la difficulté réside dans le fait de réaliser des instruments de recherche cohérents. Le but de l’évaluation est d’éviter le danger de se faire submerger par toutes ces données non structurées.

Les archivistes ont encore un grand travail de pédagogie à faire auprès des producteurs au sein du cabinet et de réflexion sur les meilleures méthodes à adopter.

 

Laurianne Quentin

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