Une première intervention rythmée par une métaphore musicale, sur ce qu’est la production de documents et de données numériques, a été orchestrée par Coline Vialle et Jean-Pierre Deltour. Après une brève explication sur la nature et les spécificités du document numérique, ils ont souligné le rôle de l’archiviste en collaboration avec des interlocuteurs indispensables (informaticiens, agents du service producteur, pouvoir décisionnel, service juridique…). Ils ont également spécifié les points importants de l’archivage numérique : authentification des documents, notamment à partir des métadonnées. Afin de mener le projet à son terme, il convient d’engager un partenariat avec le service informatique pour former les agents aux bonnes pratiques et ainsi éviter le vrac d’archives numériques. On retrouve une thématique commune à plusieurs interventions : le vocabulaire commun entre les différents services. Dans le travail préparatoire de mise en place de GED et de SAE, prendre en compte les productions mixtes permet de créer des tableaux de gestions pertinents, sans oublier de les mettre à jour régulièrement. La seconde intervention, portée par Thomas Van de Walle, traitait de l’automatisation du processus d’archivage et de la place de l’archiviste au sein de la GED. Il s’est appuyé sur les principes du Taylorisme. Un contrôle vertical fait par les ingénieurs, puis une segmentation horizontale du travail afin de bien déterminer les tâches, le tout encadré par la standardisation. Il a précisé les limites actuelles de l’informatique : sa diversité, sa masse et sa fragilité en termes de pérennité (hardware et software changeant rapidement). L’automatisation s’applique à toute la chaine de l’archivage : collecte, conservation et communication. Après la présentation des outils de référence (SEDA, RGI, RGS), Thomas Van de Walle a souligné le rôle de l’archiviste dans l’automatisation pour organiser le cadrage général, les processus, la gestion des objets collectés, notamment ceux qui nécessitent une standardisation manuelle. Sa conclusion s’est ouverte sur sur le concept de singularité technologique, et donc sur le fait que l’homme doit toujours rester maître de la machine. La dernière intervention fut menée par Marie Laperdrix. Elle a fait l’historique du projet Constance, a déterminé les limites de ce dernier et précisé le renouveau du projet avec la version Vitam. S’en est suivi un riche débat, lancé par Benjamin Palermiti où il a questionné Marie Laperdrix sur les migrations successives. Les Archives Nationales sont actuellement à leur 5e migration sans perte de données, cependant chaque migration entraine un récolement complet et par conséquent un remaniement de l’instrument de recherche. Une seconde question a porté sur l’automatisation des tâches peu fréquentes, utiles pour ne pas oublier la procédure et garder la mémoire de ce qui à été fait. Cependant, une mise à jour régulière est nécessaire pour tenir compte de l’évolution technologique.
Clara Vinourd, Stéphanie Desvaux