La politique de collecte : visites auprès des services versants 1


Conformément aux articles L. 212-3 et 4 et L. 212-10 du Code du patrimoine le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives publiques « porte sur les conditions de gestion, de collecte, de sélection et d’élimination ainsi que sur le traitement, le classement, la conservation et la communication des archives ». La collecte commence donc dès la visite des services versants. Se rendre sur place, dans leurs espaces de stockage, permet de prendre en compte l’état sanitaire des documents, ainsi que le volume à éliminer et à verser, tout en expliquant les procédures et la réglementation en vigueur.

Lycée Decour (2)2Les établissements scolaires que nous avons visité présentaient deux cas très différents : l’un dans une situation de déclassement total, l’autre aux archives historiques prestigieuses, rangées avec soin. Dans les deux cas, nous observons des conditions de conservation qui peuvent, à terme, être dangereuses pour les documents. Le premier établissement conserve ses archives dans une cave, poussiéreuse mais saine, ce qui ne pose pas de problème majeur pour la conservation des documents. Toutefois, ces derniers sont empilés dans des cartons de déménagement, ou posés à même le sol. Le second établissement conserve ses archives au deuxième étage des locaux administratifs : ils sont sains et propres mais, en plein soleil, dans des pièces très lumineuses, la température y est très élevée ce qui dégrade fortement les photographies, qui sont rangées dans des albums en plastique. De plus, un grand nombre de livres et brochures a été enveloppé dans du cellophane : des moisissures se sont ainsi développées, ce qui nécessite une décontamination.

Lycée Decour (3)2Les personnes chargées de préparer les versements sont souvent peu au fait des nouvelles réglementations en vigueur ou ne savent pas toujours comment remplir un bordereau de versement et un bordereau d’élimination. Or, cette lacune peut s’avérer dangereuse pour les archives en cas d’éliminations intempestives, constituant de véritables risques juridiques. L’archiviste devient ici conseiller : il accompagne le service versant tout au long du processus, tout en lui rappelant ses responsabilités. Il s’appuie pour cela sur des outils comme les comptes rendus de visite, les tableaux de gestions et les textes réglementaires en vigueur (instructions ministérielles). Il convient également de souligner l’obligation de versement, qui n’est pas toujours prise en compte lorsque les archives témoignent d’un passé prestigieux : diplomatie et pédagogie sont ici bien utiles. Le versement se fait dans l’intérêt de tous : des documents, dans un premier temps, car ils bénéficient de conditions de conservation optimales en magasin ; des services versants car ils reçoivent un bordereau réglementaire répertoriant leur fonds et gagnent de l’espace dans leurs locaux ; et des chercheurs, qui y ont accès en salle de lecture, dès le classement et le conditionnement effectués.

Enfin, la préparation du versement se fait par la mise en place des documents à verser, en répertoriant leur typologie, par l’estimation du métrage linéaire et l’évaluation des besoins techniques et humains pour procéder au déménagement, dans le cas où les archives ne sont pas livrées.

Le rappel de la réglementation, des procédures de versement et d’élimination, ainsi que les notices d’utilisation des documents à fournir, vont prochainement être résumés dans une plaquette présentant notre service d’archives, notre politique de collecte, et les démarches à suivre. Cet outil pourra ensuite être fourni aux services versants lors des visites, pour donner une plus grande visibilité à notre action. La politique de collecte se construit donc sur le terrain, par un accompagnement et un dialogue constant avec les services versants. Prévenir, rassurer et conseiller sont les maîtres-mots des visites !

Stéphanie Desvaux / @stepharchivesLycée Bachelard (1)2


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Commentaire sur “La politique de collecte : visites auprès des services versants

  • Virginie M

    En effet, les archiviste conseiller auprès des services versants plus que nécessaire une nécessité majeure afin d’envisager la communication à venir des archives. Archiviste, formateur et conseiller, pour transmettre le message, des séances de formation sont à dispenser par des supports de présentation Powerpoint et une mise en situation pour la pratique. Ces formations s’adressent au premier à bord aux référents archives pour relayer l’information. L’enjeu de la collecte est de sensibiliser aussi les responsables des services à chaque employé. Ce volet n’est pas toujours facile surtout quand on a un public non réceptif ne voyant pas l’intérêt ou des procédures trop compliqués à appliquer.