Conformément aux articles L. 212-3 et 4 et L. 212-10 du Code du patrimoine le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives publiques « porte sur les conditions de gestion, de collecte, de sélection et d’élimination ainsi que sur le traitement, le classement, la conservation et la communication des archives ». La collecte commence donc dès la visite des services versants. Se rendre sur place, dans leurs espaces de stockage, permet de prendre en compte l’état sanitaire des documents, ainsi que le volume à éliminer et à verser, tout en expliquant les procédures et la réglementation en vigueur.
Les établissements scolaires que nous avons visité présentaient deux cas très différents : l’un dans une situation de déclassement total, l’autre aux archives historiques prestigieuses, rangées avec soin. Dans les deux cas, nous observons des conditions de conservation qui peuvent, à terme, être dangereuses pour les documents. Le premier établissement conserve ses archives dans une cave, poussiéreuse mais saine, ce qui ne pose pas de problème majeur pour la conservation des documents. Toutefois, ces derniers sont empilés dans des cartons de déménagement, ou posés à même le sol. Le second établissement conserve ses archives au deuxième étage des locaux administratifs : ils sont sains et propres mais, en plein soleil, dans des pièces très lumineuses, la température y est très élevée ce qui dégrade fortement les photographies, qui sont rangées dans des albums en plastique. De plus, un grand nombre de livres et brochures a été enveloppé dans du cellophane : des moisissures se sont ainsi développées, ce qui nécessite une décontamination.