Quelques réflexions sur la normalisation en matière d’évaluation


Norma Fenoglio – Universidad de Córdoba (Argentina)

L’intervention de Mme Fenoglio s’est faite sous la forme d’une vidéo enregistrée. Celle-ci, de mauvaise qualité, n’a pu être diffusée dans son ensemble. Aussi avons-nous choisi de publier sa transcription, plutôt qu’un compte-rendu.

« Bonjour, merci de me permettre de partager avec vous quelques réflexions concernant ce sujet si important qu’est l’évaluation des archives – ou des documents d’archives comme nous disons en espagnol.

Le point important à considérer est, je pense, la normalisation. C’est à dire, s’accorder sur un ensemble de règles techniques, pour unifier et simplifier cette activité si complexe qu’est l’évaluation. En principe, je suis convaincue que la normalisation est très utile. D’une part pour l’archiviste, parce qu’elle lui permet d’être plus sûr de lui au moment de la réflexion sur chaque fonds, et d’autre part pour les chercheurs, parce qu’en connaissant la norme, ils peuvent connaître à l’avance ce qu’ils vont trouver aux archives.

Il faut dire que la normalisation préoccupe et occupe les archivistes de plusieurs pays depuis une vingtaine d’années à peu près, mais les efforts les plus réussis sont, en matière de description, la série de normes de description (ISAD(G), ISAAR CPF et EAD par exemple).

Il y a aussi des expériences et des efforts de normalisation, comme par exemple, au sein de l’ICA : un groupe d’experts a travaillé sur les dossiers de personnels. Mais il faut dire qu’il est difficile de normaliser en matière d’évaluation, car les décisions ne sont pas seulement techniques.

D’abord il faut délimiter la région dans laquelle on va travailler, c’est à dire, les niveaux de la normalisation, ensuite il faut tenir compte de la législation du pays, des normes des institution s’il y en a, du contexte de production, de la taille et de la date des archives, du support (car on ne traite pas de la même façon les supports papiers ou numériques), des coûts de conservation, de l’existence ou non de documents récapitulatifs. Par ailleurs, il faut compter sur la part de subjectivité de l’archiviste à laquelle on ne peut échapper, même si l’on essaie d’être objectif.

En Amérique Latine, il n’a pas d’expériences concrètes de normalisation en matière de délais de conservation. Mais nous avons mené un projet pendant 4 ans au cours duquel nous avons conçu deux formulaires : le premier pour normaliser la procédure de la normalisation ; le second est un programme de base pour normaliser l’enseignement au niveau des universités.

La réalité des archives est très différente dans le pays de l’Amérique Latine.

En Colombie, au Mexique, et au Costa Rica par exemple, il y a des comités d’archives ou des commissions d’évaluation crées par la loi, composés d’avocats, d’historiens, d’administrateurs et bien sûr, d’archivistes, avec des fonctions spécifiques.

Au Pérou, ce sont les Archives nationales qui s’en occupent.

En Argentine, il n’y a pas de lois particulières sur la méthode et sur le système d’évaluation. Seuls quelques tableaux de tris spécifiques existent pour certaines séries au niveau national (avant tout des séries d’archives des personnels). Quelques provinces ont des systèmes d’archives qui d’ailleurs incluent quelques paramètres d’évaluation ou des tableaux de tris, spécifiques également.

En ce qui concerne notre sujet, il est bien de dire qu’il y a des acteurs qui exercent une responsabilité technique sur les archives (en connaissant dates, supports, coûts… il y a aussi d’autres questions tout à fait archivistiques et qui ne sont pas faciles à résoudre non plus). Parmi ces aspects, le plus important est le concept de valeur, et je crois que c’est là où il faut vraiment faire attention. C’est à mon avis, j’insiste, la valeur qui est le point centrale de l’évaluation des archives.

Qu’est-ce que la valeur ? On peut trouver dans le dictionnaire plusieurs définitions, je vous invite à faire l’essai.

Est-ce que la valeur est ce qui est important ? Dans ce cas, qu’est c’est l’importance ? On peut dire, en suivant les définitions de Manuel Vazquez, que l’importance existe quand les documents dépassent le niveau courant ; mais c’est aussi une question relative.

Peut-on dire que la valeur correspond à l’utilité ? C’est possible. On peut se demander : qu’est ce que l’utilité ? On peut dire que l’utile est ce qui sert à quelque chose, dans quelle mesure certains documents peuvent établir des choses ou servir à quelqu’un d’autre.

Une autre question : la valeur est-elle éternelle ? À mon avis, pas toujours, et c’est pourquoi je considère qu’on peut même réévaluer des archives considérées comme définitives lors d’une précédente évaluation.

Une autre question à se poser : comment savoir si un document ou un fonds a de la valeur ? Et par quelle procédure, par quelle méthode, par quelle technique puis-je savoir si le document est valable ou pas et après combien de temps ? C’est à dire, il y a t-il une méthode concrète pour juger de la valeur ?

De plus, peut-on être absolument objectifs quand on évalue ? C’est aussi une question où les problématiques émergent sans cesse. Ce qui a de la valeur pour moi n’a pas toujours de la valeur pour un autre, même en considérant des critères techniques.

Manuel Vazquez, l’archiviste argentin, a décrit une méthode basée sur des points clés qu’il considère comme des bases pour évaluer avec objectivité les documents d’archives. C’est une approche très intéressante, qui se fait à partir de l’examen de documents supplémentaires, avecla vision de l’ISAD (G) et celle de la société. C’est pour ça que je pense que c’est très intéressant. Il considère qu’il faut évaluer en deux étapes : d’abord, trouver la valeur première des documents, selon Schellenberg, ce que nous aidera à savoir pour qui et pour quoi les documents sont utiles, donc, pour qui et pour quoi ils ont eu de la valeur à une période précise. Période qui peut être plus ou moins longue. Dans une seconde étape, trouver la valeur secondaire, toujours suivant la définition de Schellenberg. Là il s’agit de se demander à qui et pour quoi les documents peuvent servir, mais il considère également qu’il y a des fonds avec une valeur préalable qu’il faut conserver parce qu’ils apportent des informations indispensables sur le commencement, le développement d’une institution. Ces fonds avec des valeurs préalables, ce n’est pas la peine de les évaluer, parce qu’on va les conserver directement de façon permanente.

À mon avis, on doit essayer de fixer des paramètres de normalisation qui seront utilisés là où c’est possible : dans des institutions qui se ressemblent. Il n’est pas possible d’établir de règles fixes pour touts les fonds, pour toutes les institutions, et pour tous les pays.

               Évidement il est impossible de traiter ce sujet et d’essayer de parcourir toutes les perspectives en dix ou onze minutes.
J’espère vous avoir aidé à réfléchir, notamment sur les inquiétudes qui concernent ce sujet. En tout cas, il ne faut pas avoir peur, il faut travailler, étudier chaque cas et suivre les conseils que donnait Schellenberg il y a 60 ans, quand il a dit que l’archiviste doit assumer le rôle de médiateur, et qu’en cas de doutes, il faut consulter des experts.

Je suis convaincue que, même avec de l’expérience, on n’arrivera jamais à tout connaître et à tout savoir.

Merci. »

Transcription réalisée par Rut Bertomeu et Alisée Rosa

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